[もし検チャレンジ] 相手に伝わる説明テクニック

突然ですが、もしもし検定の問題です!
 
5階の特別食堂は、リニューアル工事のため、3月1日から7日までの1週間休業とします。
そのことをお客様に告げるのに、もっとも適切な言い方はどれですか。次の中から一つ選びなさい。
 
1. 特別食堂のリニューアルについてお知らせします。5階の特別食堂は、リニューアル工事を行うため、休ませていただきます。休業期間は3月1日から7日までです。

2. リニューアル工事を行うため、3月1日から7日までの1週間、5階の特別食堂は休業させていただきます。

3. 特別食堂の休業についてお知らせします。5階の特別食堂は、3月1日から7日までの1週間休ませていただきます。リニューアル工事を行うためです。

4.5階の特別食堂は3月1日から7日までの1週間、リニューアル工事のため休業させていただきます。
 
<日本経済新聞出版社 電話応対技能検定3・4公式問題集より>
 

 

相手に伝わる話の組み立て方とは?

 

相手に伝わりやすい説明や報告をするときには、話の組み立てが重要になります。
「1件(件名)、2結(結論)、3詳細」の順で説明すると、相手に伝わりやすくなります。
 
1件(件名)
まず、話そうとしている件名(テーマ)を伝え、相手に話を聞く準備をしてもらいます。
報告したいことが複数ある場合は、「報告が3件あります」など、はじめに数を伝えてもよいでしょう。
 
2結(結論)
次に、結論を伝えます。先に伝えることでこちらが言いたいことがハッキリしますし、
相手も話のゴールをつかめます。「で、何が言いたいのかわからない」を防止できます。
 
3詳細
理由や具体例を伝えて、理解を深めてもらいます。
詳細が長くなったり、念押ししたい場合は、最後にもう一度結論を伝えましょう。
 

解答です!

 

正解は…でした!

こちらの問題のケースでは、
1(件名:何の話か?)「特別食堂の休業」
2(結論:どうなるのか?)「1週間休業する」
3(詳細:理由)「リニューアル工事のため」 の組み立てとなります。

この組み立てに該当するのが3になり、話を最後まで聞かなくても休業することがわかります。
 
もしもし検定には、このようなビジネスに即した問題がたくさん詰まっています。
新年度になりますので、心新たにチャレンジしてみてください!
 
いままで学生だった方は、説明や報告する機会が少ないと思います。
不安な方は、新入社員研修をご活用ください。
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