突然ですが、もしもし検定の問題です！

5階の特別食堂は、リニューアル工事のため、3月1日から7日までの1週間休業とします。
そのことをお客様に告げるのに、もっとも適切な言い方はどれですか。次の中から一つ選びなさい。

１． 特別食堂のリニューアルについてお知らせします。5階の特別食堂は、リニューアル工事を行うため、休ませていただきます。休業期間は3月1日から7日までです。

２． リニューアル工事を行うため、3月1日から7日までの1週間、5階の特別食堂は休業させていただきます。

３． 特別食堂の休業についてお知らせします。5階の特別食堂は、3月1日から7日までの1週間休ませていただきます。リニューアル工事を行うためです。

４．5階の特別食堂は3月1日から7日までの1週間、リニューアル工事のため休業させていただきます。

＜日本経済新聞出版社　電話応対技能検定3・4公式問題集より＞

 

相手に伝わる話の組み立て方とは？

 

相手に伝わりやすい説明や報告をするときには、話の組み立てが重要になります。
「1件（件名）、2結（結論）、３詳細」の順で説明すると、相手に伝わりやすくなります。

1件（件名）
まず、話そうとしている件名（テーマ）を伝え、相手に話を聞く準備をしてもらいます。
報告したいことが複数ある場合は、「報告が3件あります」など、はじめに数を伝えてもよいでしょう。

2結（結論）
次に、結論を伝えます。先に伝えることでこちらが言いたいことがハッキリしますし、
相手も話のゴールをつかめます。「で、何が言いたいのかわからない」を防止できます。

３詳細
理由や具体例を伝えて、理解を深めてもらいます。
詳細が長くなったり、念押ししたい場合は、最後にもう一度結論を伝えましょう。

解答です！

 

正解は…３でした！

こちらの問題のケースでは、
１（件名：何の話か？）「特別食堂の休業」
２（結論：どうなるのか？）「1週間休業する」
３（詳細：理由）「リニューアル工事のため」　の組み立てとなります。

この組み立てに該当するのが3になり、話を最後まで聞かなくても休業することがわかります。

もしもし検定には、このようなビジネスに即した問題がたくさん詰まっています。
新年度になりますので、心新たにチャレンジしてみてください！

いままで学生だった方は、説明や報告する機会が少ないと思います。
不安な方は、新入社員研修をご活用ください。
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